شرح وظايف دفتر وزارتي

الف - وظايف دفتر

- برنامه‌ريزي، هدايت و نظارت بر فعاليت کارکنان تحت سرپرستي

- تمشيت امور مديريتي و هماهنگي ارتباطات لازم بين مقام وزارت با سازمانهاي وابسته و واحدهاي تابعه به طرق مقتضي

- تنظيم برنامه‌هاي ديدار و ملاقاتهاي داخلي و خارجي مقام وزارت با هماهنگي قبلي

- تهيه و تدارک مقدمات شرکت مقام وزارت در اجلاسهاي خارج از کشور

- ابلاغ دستورات و نظرات کتبي و شفاهي مقام وزارت به معاونين، مديران وزارتخانه، سازمانهاي وابسته و واحدهاي تابعه و پي‌گيري اجراي دستورات و نظرات ابلاغ شده

- نظارت بر دبيرخانه حوزه وزارتي و امور مکاتباتي و استفاده از آخرين دست آوردهاي فنآوري اطلاعاتي و ارتباطي در اداره امور مربوطه

- نظارت بر انجام مکاتبات، تحريرات، ترجمه و مراسلات حوزه وزارت و تنظيم برنامه‌ها و مواردي که نياز به اطلاع، اظهار نظر و امضاء مقام وزارت دارد

- تنظيم دستور جلسات و صورتجلسات و ابلاغ تصميمات و مصوبات جلسات به مراجع و واحدهاي ذي ربط

- گردآوري منابع و اطلاعات لازم نظير گزارشات، صورتجلسات و مستندات مورد نياز مقام وزارت و ارجاع دستورات مقام وزارت در زمينه تهيه گزارشات تحقيقي و تخصصي به مراجع و واحدهاي ذي‌ربط

- صدور کليه مصوبات، بخشنامه‌ها و دستورات وزارت به واحدهاي تابعه و سازمانهاي وابسته

- پيگيري اجراي مصوبات و تصميمات ابلاغ شده از سوي وزير

- نظارت بر امر بررسي اسناد و مدارک واحدهاي وزارتخانه بر اساس دستورالعمل‌هاي صادره از سوي مراجع قانوني ذيربط

- ارزشيابي اسناد و مدارک وزارتخانه و نظارت بر تهيه فهرست و جداول مربوط به اسناد قابل امحاء و ارسال آنها بر اساس دستورالعمل‌هاي مربوطه

- نظارت بر بايگاني پرونده‌ها، اسناد و سوابق و به روز نگه داشتن آنها

- هماهنگي امور مربوط به اجلاس‌ها، نشست‌ها و جلساتي که به رياست وزير برگزار مي‌شود.

- انجام تشريفات لازم، هماهنگي و حضور در جلسات انعقاد قراردادهاي خارجي با هماهنگي سازمان فرهنگ و ارتباطات اسلامي و پيگيري نتايج کار هيأت هاي اعزامي و تهيه گزارشات لازم

-  اداره امور دبيرخانه‌اي شوراي گسترش زبان و ادبيات فارسي

ب – وظايف دبيرخانه مركزي

-  برنامه ريزي، هماهنگي و تقسيم کار بين کارکنان

-  راهنمائي، هدايت و ارشاد کارکنان تحت سرپرستي

-  ارجاع مکاتبات دريافتي بين حوزه‌هاي سازماني با کارکنان

-  ثبت و ضبط مشخصات و جريان نامه‌هاي وارده و صادره در دفاتر يا سيستم رايانه

- توزيع نامه‌ها و گزارشات و ثبت آنها در دفاتر مربوط يا سيستم رايانه

-  انجام پيگيري‌هاي لازم در مورد رفع نواقص مشهود

- بايگاني نمودن پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها، گزارشات و ساير اسناد و مدارک مربط در محل‌هاي مخصوص بر اساس سيستم بايگاني مورد عمل

-  تهيه کاردکس جهت بايگاني

-  دفتر انديکس يا کارت‌هاي مخصوص بايگاني

-  بررسي صحت ضمائم و سوابق مربوط به هر يک از نامه‌ها

ج – وظايف گزينش

- تشکيل پرونده‌هاي گزينشي اعضاء هسته‌ها و دبيرخانه هيأت و انجام اقدامات لازم نظير تحقيق، استعلام و . . . . با نظر هيئت مرکزي

- ارائه اطلاعات و گزارشات لازم به هيأت مرکزي جهت ايجاد هسته‌هاي گزينش و يا هر گونه تغييرات لازم در هسته‌ها

- بررسي و ارزيابي امور هسته‌ها و واحدهاي مربوط از نظر رعايت ضوابط و معيارهاي مصوب و تهيه گزارش لازم با نظر و حکم هيأت مرکزي گزينش

- پيگيري و دريافت گزارش ماهيانه از اقدامات انجام شده توسط هسته‌هاي گزينش و ارائه به هيات مرکزي گزينش

- انجام کليه امور پشتيباني هيأت مرکزي و هسته‌هاي گزينش اعم از اداري، روابط عمومي، تدارکات و نظير آنها

- تهيه دستور جلسات هيأت مرکزي گزينش بر اساس پيشنهادات اعضاء به هيئت و انجام مراحل مقدماتي و طرح در جلسات هيئت مرکزي